تتطلب إدارة صيانة وتحسين ممتلكاتك الكثير من الجهد والوقت والموارد المالية، وغالبا ما تحتل العمليات المالية المتعلقة بإدارة العقارات مكانة محورية في أنشطة أعمالك التجارية. ويعد تنفيذ استراتيجية فعالة لإدارة التكاليف أمرا بالغ الأهمية لتحسين ميزانيتك الخاصة بإدارة العقارات.
تتضمن الصيانة الدورية نفقات متكررة قد يكون من الصعب إدارتها. ومع وصول معدل تضخم أسعار المستهلك إلى ذروته منذ أوائل الثمانينيات، من المهم بشكل متزايد اعتماد استراتيجية إدارة التكاليف. ويجب أن تشمل هذه الاستراتيجية، من بين جوانب أخرى، تطبيق أنظمة متكاملة لإدارة الممتلكات لتبسيط وتأمين أنشطتك المالية وأنشطة إعداد التقارير.
النظر إلى إدارة التكلفة كإجراء وقائي
تعمل خطة إدارة التكاليف المدروسة بعناية كتدبير وقائي، وتقلل من الأخطاء، وتحدد فرص التوفير، وتمنع النفقات غير الممتثلة، وتضمن التزام جميع أعضاء الفريق بسياسات الشركة. وقد يختلف النهج من قائمة أساسية بالموردين أو المنتجات المعتمدة إلى نظام متقدم يستخدم برنامج إدارة الممتلكات للإشراف الرقمي على أنشطة إدارة التكاليف.
يعد فهم العلاقة بين أنشطة الصيانة وصافي الدخل التشغيلي أمرا بالغ الأهمية، حيث شارك الخبير أحمد وجهة نظره حول أهمية الصيانة الاستباقية.
وأكد أحمد، الذي يتمتع بأكثر من 15 عاما من الخبرة في إدارة العقارات وإدارة شركة مشتريات وطنية، على ما يلي:
"يؤدي عدم وجود خطة صيانة وقائية إلى زيادة النفقات على عمليات الاستبدال وتكاليف الإصلاحات التي كان من الممكن تقليلها من خلال عمليات المعاينة المنتظمة.
صياغة خطة إدارة التكاليف والمشتريات
عند صياغة استراتيجية المشتريات لدعم جهود إدارة التكاليف، فكر في الخطوات التالية:
عند تحديد متطلبات الأعمال لوضع استراتيجية مشتريات فعالة، يجب عليك أولا فهم الاحتياجات الخاصة بمؤسستك.
ابدأ بتحديد أي أوجه قصور في محاسبة وعمليات إدارة الممتلكات أو عمليات الشراء التي يمكن أتمتتها، مثل توحيد قائمة المنتجات الضرورية لممتلكاتك، وتقييم الوقت المستغرق لطلبات الصيانة من البداية إلى الإنجاز والمهام اليدوية التي تنطوي عليها موافقات المواد وفواتير الموردين.
إذا كانت الاستثمارات التقنية تتجاوز ميزانيتك الحالية، فإن الحفاظ على دليل شراء أو دليل سياسة يحدد متطلبات الشركة والموردين المفضلين والمعايير الأخرى أمر ضروري.يتطلب تحليل نفقات الصيانة الخاصة بك جهدا، حيث يتضمن جمع البيانات من الموردين والجهات المعنية وغيرهم من المشاركين في عملية الشراء.
اختيار البرنامج المناسب لإدارة الممتلكات يمكن أن يبسط عملية الشراء ويجعلها أكثر كفاءة ومتعة لفريقك. تشمل الميزات الرئيسية التي يجب البحث عنها:
- دمج مباشر للموردين: يتيح سهولة الوصول والطلب من قائمة المواد المعتمدة مسبقا.
- أوامر الشراء المؤتمتة: تيسير تقديم طلبات التوريد والموافقة عليها، وتفصيل أوصاف البنود والكميات والتكاليف.
- تقديم الطلبات إلكترونيا: يسمح بتقديم الطلبات إلكترونيا بعد الموافقة عليها.
- معالجة الفواتير الرقمية: تبسيط معالجة الفواتير بعد الشراء وتوليد العناصر القابلة للفواتير تلقائيا، وتقليل استخدام الورق وتقليل الأخطاء.
تتمثل الخطوة الأخيرة في وضع سياسات وإجراءات واضحة لشركة إدارة العقارات بعد تحديد احتياجاتك وإعداد ميزانيتك واختيار برنامجك الإلكتروني.
لا تقتصر البروتوكولات السليمة على تسهيل العمليات اليومية فحسب، بل تزود فريقك أيضا بالأدوات التي يحتاجون إليها لتحقيق النجاح. ويجب أن تتضمن استراتيجيتكم قائمة موحدة بالمنتجات والموردين المعتمدين لتجنب هدر المخزون والميزانية غير الضروريين، وربما الحصول على خصومات على عمليات الشراء بالجملة.
يعد التدريب وخطة التأهيل الشاملة أمرا بالغ الأهمية لضمان أن أعضاء الفريق على دراية جيدة باستراتيجيات المشتريات وإدارة التكاليف الخاصة بك.
من خلال استراتيجية شراء محكمة التنفيذ مدعومة بالبرمجيات المناسبة، يمكن لأعمال إدارة الممتلكات أن تحقق نجاحا كبيرا وراحة البال.